מדריך: העלאת קובץ שמע והגדרתו כמוזיקה בהמתנה ובזמן צלצול
חלק א': יצירת קובץ המדיה והעלאתו למערכת
- יצירת קובץ מדיה:
- עבור לממשק הניהול ובצד ימין לחץ על "הגדרות" ולאחר מכן על "קבצי מדיה".
- בצד שמאל למעלה לחץ על כפתור "קובץ מדיה חדש".
- שם: תן שם רצוי לקובץ (לדוגמה: "הודעת חופשה").
- תוכן ההקלטה: ישנן מספר אפשרויות להעלות את קובץ השמע:
- העלאת קובץ מוכן מהמחשב: אם יש לך כבר קובץ שמע מוכן (בפורמט נתמך כגון MP3, WAV), בחר באפשרות "להעלות קובץ תוכן מהמחשב / להקליט בתוך המערכת". לחץ על כפתור "בחר קובץ" והעלה את הקובץ הרצוי.
- הקלטה בתוך המערכת: תוכל להקליט הודעה ישירות דרך המערכת, או להמיר טקסט לדיבור (Text-to-Speech).
- בסיום העלאת/הקלטת הקובץ, לחץ על כפתור "שמור" בתחתית העמוד.
חלק ב': הגדרת הקובץ כמוזיקה בהמתנה
- הגדרת קובץ המדיה כמוזיקה בהמתנה:
- עבור לממשק הניהול ובצד ימין לחץ על "הגדרות" ולאחר מכן על "מוזיקה בהמתנה".
- בחר באפשרות להוסיף קובץ מוזיקה חדש להמתנה.
- ברשימת הקבצים הזמינים, בחר את קובץ המדיה שהעלת בשלב הקודם (לדוגמה: "הודעת חופשה").
- חשוב מאוד: ודא שאינך מגדיר קובץ זה כברירת מחדל (Default Music On Hold), אלא כקובץ ספציפי לשימוש בהגדרות היעד.
- לחץ על "שמור" בסיום ההגדרות.
חלק ג': שיוך המוזיקה בהמתנה לשלוחה ספציפית
כדי שההודעה תושמע ללקוח בזמן המתנה לשלוחה הרצויה, וכתחליף לצלצול רגיל, יש לשייך אותה לפני המעבר לשלוחה.
ניווט להגדרות היעד (מספרים/תפריטים):
- עבור לממשק הניהול ובצד ימין לחץ על "הגדרות" ולאחר מכן על "מספרים" (אם מדובר במספרים ישירים) או "תפריטים" (אם מדובר בניתוב דרך תפריט).
- מצא את המספר או התפריט הרלווננטי המוביל לשלוחה הרצויה.
הגדרת היעד: "בחיוג לשלוחה השמיע מוזיקה בהמתנה"
- לפני היעד הסופי של חיוג לשלוחה הרצויה, הוסף יעד חדש.
- בחר ביעד: "בחיוג לשלוחה השמיע מוזיקה בהמתנה של (שם הקובץ)" בחר את קובץ המדיה שהגדרת בשלב ב' (לדוגמה: "הודעת חופשה").
- גרור את היעד לפני החיוג לשלוחה.
- שמור ההגדרות
הערה חשובה: הגדרה זו תגרום לכך שברגע שהלקוח מחייג ומועבר לשלוחה , במקום לשמוע צלצול רגיל בזמן שהשלוחה מצלצלת, הוא ישמע את קובץ המוזיקה בהמתנה שהגדרת.
סיכום:
על ידי ביצוע שלבים אלו, תוכל להבטיח שהלקוחות שלך ישמעו את ההודעה הקולית שהעלת במקום צלצול רגיל, בזמן שהם ממתינים למענה משלוחה הרצויה.
הבהרה חשובה בנוגע ל"מוזיקה בהמתנה" (Music On Hold) במצב חיוג לשלוחה:
חשוב לדעת כי כאשר מגדירים "מוזיקה בהמתנה" שתשמש במקום צלצול רגיל (כפי שתואר במדריך זה), קובץ השמע יושמע בלולאה רציפה וחוזרת על עצמה כל עוד השיחה ממתינה למענה בשלוחה. המערכת אינה מפסיקה את ההשמעה של קובץ המוזיקה בהמתנה לאחר פעם אחת ועוברת באופן אוטומטי לצלצול רגיל באותו שלב.
אם ברצונך שההודעה תושמע פעם אחת בלבד ולאחר מכן תעבור לצלצול רגיל לשלוחה, יש להגדיר זאת באופן שונה. במקום להשתמש באפשרות "בחיוג לשלוחה השמיע מוזיקה בהמתנה", עליך להגדיר יעד נפרד שישמיע את קובץ המדיה (לדוגמה: "השמע קובץ מדיה") לפני הניתוב לשלוחה הרצויה. בדרך זו, ההודעה תושמע באופן חד פעמי, ורק לאחריה יחל הצלצול הרגיל לשלוחה.